Atatürk Üniversitesi bünyesinde yer alan birimlere ait web sitelerinde kanuni bir gereklilik söz konusu olmadıkça kişisel veri içeren materyallerin paylaşılması 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (“Kanun”) uygun olmayan bir uygulamadır.
Her ne amaçla olursa olsun bir gerçek kişinin kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, görsel ve işitsel kayıtlarının internet sitesinde yayınlanması kişisel veri işleme faaliyetidir. Kanun’un 4. maddesinde ifadesini bulan veri minimizasyonu kapsamında olabildiğince az kişisel verinin işlenmesi ve amaç için gerekli olmayan hiçbir verinin kişisel veri işleme faaliyetleri kapsamında alınmaması önemlidir.
Etkinlik Fotoğraf ve video kayıtları, toplantı ve seminer zoom kaydı, ekip ismi gibi paylaşımların tümü için ayrıca KVKK 10.maddesinde yer alan aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmeli ve herkese açık bu paylaşımların kanuni bir gereklilik olmadığı durumlarda açık rıza alınmalıdır. Açık rıza vermeyen kişilerin yer almadığı fotoğraflar paylaşılmalıdır. Bir kişi daha sonra da açık rızasını geri alabilir, bu durumda yapılan paylaşımların da silinmesi gerekmektedir.
Açık rıza alındığı durumlarda bile yapılan veri işleme faaliyetinin ölçülü olması ve diğer temel ilkelere uygun olması gerekmektedir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun Öğrencilerin kişisel verisi niteliğindeki sınav sonuçlarını internet ortamında yayımlayan Mimar Sinan Güzel Sanatlar Üniversitesi’nin uygulaması hakkında Kuruma yapılmış olan başvuru hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 01/07/2019 Tarihli ve 2019/188 Sayılı Karar Özeti incelendiğinde öğrenci sınav sonuçlarının herkese açık olarak internet sitesinde yayınlanmasının Kanun’a aykırılık teşkil ettiği belirtilmiştir.
Atatürk Üniversitesi’nin tüm personelince internet sitesi üzerinden yayınlanacak veriler için Kanun’un 10. maddesinde ifadesini bulan aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi ve açık rıza süreçlerinin işletilmesi gerekmektedir.
Bu kapsamda,
- Birimlerin internet siteleri üzerinden paylaşılan akademik ve idari personele ait ad soyad, iletişim bilgileri ve fotoğraflar kanuni bir gereklilik bulunmuyorsa kaldırılmalıdır.
- Üniversitenin tüm sayfalarında bulunmayan bazı birimlerce oluşturulan alt ekip gibi bilgilerin de yayınlanmasını açıkça öngören bir Kanun hükmü bulunmadıkça kaldırılması gerekmektedir. Bu tür bilgiler Üniversite içerisindeki sistemler ile duyurulabilir.
- Birimler tarafından gerçekleştirilen etkinliklere ilişkin açık rızası olmayan kişilerin fotoğrafları çekilmemelidir. Mevcut fotoğraf ve videolar için ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde maskeleme işlemleri yapılabilir.
- Sınav sonucu, ilanı kazanan kişilere dair bilgiler gibi kişisel verilerin maskelenerek (yıldızlarak) paylaşılması gerekmektedir.
- İnternet sitesinde kişisel verilerinin paylaşılmasına rıza gösteren kişiler tarafından söz konusu paylaşımlara ilişkin rızanın geri çekilmesi halinde de ilgili paylaşım kaldırılmalı veya paylaşımda ilgili kişinin bulunduğu kısımlar maskelenerek tekrar fotoğrafın paylaşımı yapılmalıdır.
- Etkinlik, konferans ve toplantılar için fotoğraf ve video çekimlerinin KVKK’ya uyumlu şekilde nasıl yapılabileceği ve yayınlanabileceğine ilişkin aşağıdaki bilgi notunu inceleyebilirsiniz.